Rechenschaft für eine Vollmacht: was Bevollmächtigte nachweisen müssen

Eine Vorsorgevollmacht wird selten mit einem Gedanken an Buchhaltung unterschrieben. Man will helfen, man bekommt das Vertrauen der Eltern, und dann läuft das Konto eben über einen mit: Heimentgelt, Pflegedienst, Apotheke, der Handwerker für das Bad.

Zwei oder drei Jahre später steht eine andere Frage im Raum. Manchmal stellt sie der Bruder, manchmal das Betreuungsgericht, manchmal nach dem Tod die Erbengemeinschaft: Wo ist das Geld hin? Wer dann nichts aufgeschrieben hat, ist nicht verdächtig — aber er ist in einer schlechten Lage. Das Gesetz sagt recht genau, was verlangt werden kann.

Muss ein Bevollmächtigter Rechenschaft ablegen?

Ja. Wer eine Vollmacht hat und für eine andere Person Geschäfte besorgt, schuldet ihr Auskunft und am Ende Rechenschaft. Das steht nicht in der Vollmacht, sondern im Recht des Auftrags — dem Verhältnis, das zwischen Vollmachtgeber und Bevollmächtigtem im Hintergrund besteht, auch wenn niemand darüber gesprochen hat.

Wichtig ist die Blickrichtung. Die Pflicht besteht gegenüber der vollmachtgebenden Person, nicht gegenüber Geschwistern, nicht gegenüber der Nachbarschaft und nicht gegenüber der Pflegekasse. Wer Sie nicht bevollmächtigt hat, kann von Ihnen zu Lebzeiten der Vollmachtgeberin grundsätzlich auch nichts verlangen.

Die zweite wichtige Eigenschaft: Die Pflicht hängt nicht daran, ob Sie Geld für Ihre Mühe bekommen. Sie gilt bei der unentgeltlichen Gefälligkeit innerhalb der Familie ebenso wie dann, wenn jemand für diese Tätigkeit bezahlt wird — das Gesetz erklärt die Vorschriften für entgeltliche Geschäftsbesorgung ausdrücklich für entsprechend anwendbar.

Welche drei Pflichten stecken in einem Satz?

Die maßgebliche Vorschrift ist ein Satz lang und enthält drei verschiedene Pflichten, die in Ratgebern meist zu einer verschmelzen. Das ist schade, denn sie unterscheiden sich genau in dem Punkt, der im Streit wichtig wird: ob Sie von selbst tätig werden müssen oder erst, wenn jemand fragt.

Pflicht	Wann	Was damit gemeint ist
Erforderliche Nachrichten geben	von selbst, ohne dass jemand fragt	Sie lösen ein Sparbuch auf oder kündigen die Wohnung — das gehört mitgeteilt
Auskunft über den Stand erteilen	auf Verlangen	Die Vollmachtgeberin fragt, wie viel noch auf dem Konto ist
Rechenschaft ablegen	nach der Ausführung	Am Ende der Verwaltung: eine geordnete Rechnung mit Belegen

Die erste Pflicht wird am häufigsten übersehen. „Erforderliche Nachrichten" heißt: Was für die vollmachtgebende Person wichtig ist, teilen Sie ihr mit, ohne gefragt zu werden. Eine gekündigte Wohnung, ein aufgelöstes Depot, ein größerer Vertrag — dafür braucht niemand erst nachzufragen.

Dazu kommt eine vierte Pflicht aus der Nachbarvorschrift: Alles, was Sie zur Ausführung erhalten und aus der Verwaltung erlangen, ist herauszugeben. Das betrifft weniger das Geld selbst als die Dinge, die man leicht liegen lässt — Unterlagen, Schlüssel, Karten, Zinsen, ein Nachlass an Barschaft in der Schublade.

Wie muss eine Rechenschaft aussehen?

Verlangt wird eine geordnete Zusammenstellung, nicht ein Stapel Papier. Das Gesetz formuliert es für jede Verwaltung, die mit Einnahmen oder Ausgaben verbunden ist, gleich: Mitzuteilen ist eine Rechnung, die die geordnete Zusammenstellung der Einnahmen oder Ausgaben enthält — und soweit es für solche Vorgänge üblicherweise Belege gibt, sind die Belege vorzulegen.

„Geordnet" ist das entscheidende Wort. Ein Ordner mit Kontoauszügen erfüllt es nicht; er ist das Material, aus dem die Zusammenstellung entsteht. Als Maßstab dafür, wie weit das gehen kann, lässt sich das ansehen, was ein gerichtlich bestellter Betreuer dem Betreuungsgericht vorlegen muss: eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben samt Auskunft über Zu- und Abgang des verwalteten Vermögens.

Praktisch ergibt das eine überschaubare Liste:

Der Bestand am Anfang: welche Konten, welche Guthaben, welche laufenden Verträge
Die Einnahmen, geordnet: Rente, Pflegegeld, Mieteinnahmen, Erstattungen
Die Ausgaben, geordnet: Heimentgelt, Miete, Pflegedienst, Versicherungen, Anschaffungen
Der Bestand am Ende, und die Differenz, die sich daraus ergibt
Die Belege dazu, soweit es für solche Vorgänge Belege gibt

Eine Grenze zieht das Gesetz selbst. In Angelegenheiten von geringer Bedeutung muss niemand eine Versicherung an Eides statt abgeben — diese Verschärfung ist für den Fall gedacht, dass Grund zu der Annahme besteht, die Angaben über die Einnahmen seien nicht mit der erforderlichen Sorgfalt gemacht worden. Für eine saubere Aufstellung ist das kein Thema.

Gilt die Pflicht auch gegenüber den Erben?

Im Regelfall ja. Mit dem Tod der vollmachtgebenden Person gehen ihre Ansprüche auf die Erben über, und dazu gehört der Anspruch auf Rechenschaft. Deshalb kommt die Frage nach der Verwaltung sehr häufig erst in der Erbengemeinschaft auf — und dann rückwirkend über Jahre.

Zwei gesetzliche Punkte sind dabei leicht zu verwechseln. Der Auftrag endet im Zweifel nicht dadurch, dass die vollmachtgebende Person geschäftsunfähig wird oder stirbt; droht mit dem Aufschub Gefahr, ist die Besorgung sogar fortzusetzen, bis der Erbe anderweit Fürsorge treffen kann. Die Vollmachtsurkunde dagegen ist nach dem Erlöschen der Vollmacht zurückzugeben, und ein Zurückbehaltungsrecht daran gibt es nicht.

Solange die vollmachtgebende Person lebt, aber ihre Rechte nicht mehr selbst ausüben kann, gibt es noch einen anderen Weg. Das Betreuungsgericht kann einen Kontrollbetreuer bestellen, wenn konkrete Anhaltspunkte dafür sprechen, dass die Angelegenheiten nicht im Sinne der Vollmachtgeberin besorgt werden; im Ernstfall kann es die Ausübung der Vollmacht untersagen und die Urkunde herausverlangen. Wie das abläuft und wann es angeregt wird, steht in Kontrollbetreuer.

Kann die Vollmacht die Rechenschaft ausschließen?

Das ist möglich, und zwar an der Stelle, an der es die meisten Familien nicht erwarten: in der Vollmachtsurkunde selbst. Die Rechenschaftspflichten gelten als grundsätzlich abdingbar und modifizierbar. Der Vollmachtgeber kann also bestimmen, dass der Bevollmächtigte nur ihm persönlich Rechenschaft schuldet — und damit niemandem sonst, auch nicht den Erben.

Diese Linie geht auf eine Entscheidung des Bundesgerichtshofs aus dem Jahr 1989 zurück; ein Landgericht hat sie Ende 2025 in einem Fall angewandt, in dem eine Miterbin von der Bevollmächtigten Rechnungslegung verlangte und damit scheiterte, weil die Vorsorgevollmacht genau diesen Ausschluss enthielt. Nach der Übersicht, die das Deutsche Notarinstitut zu dieser Entscheidung veröffentlicht hat, hat das Gericht dabei offen gelassen, ob ein vollständiger Ausschluss ausnahmslos zulässig wäre.

Hier zitieren wir aus zweiter Hand

Die genannten Urteile haben wir nicht im Wortlaut gelesen, sondern allein die Entscheidungsübersicht des Deutschen Notarinstituts ausgewertet; sie ist unten verlinkt. Für eine eigene Vollmacht ist das kein Ersatz für Beratung — welche Formulierung in Ihrem Fall sinnvoll ist, hängt vom Einzelfall ab, und wir geben dazu keinen Rechtsrat.

Für die Praxis sind daraus zwei Dinge mitzunehmen. Wer eine Vollmacht ausstellt, entscheidet mit ihrem Wortlaut auch darüber, ob die Kinder später voneinander Auskunft verlangen können. Und wer eine Vollmacht bekommt, sollte sie daraufhin einmal durchlesen — nicht um sich auf einen Ausschluss zu verlassen, sondern um zu wissen, woran man ist. Wie eine Vollmacht aufgebaut wird und was hineingehört, steht in Vorsorgevollmacht und Betreuungsverfügung.

Entfällt die Pflicht, weil man Familie ist?

Darauf sollte sich niemand verlassen. Die Oberlandesgerichte gehen in der Übersicht, die wir ausgewertet haben, davon aus, dass ein Familien- oder Vertrauensverhältnis für sich genommen keine bloße Gefälligkeit begründet. Mit anderen Worten: Dass es die Tochter ist und nicht ein Dienstleister, macht aus der Verwaltung kein rechtsfreies Verhältnis.

Das wirkt hart und ist in der Sache ein Schutz — vor allem für die Bevollmächtigten selbst. Wer Jahre lang Konten geführt hat und am Ende nichts vorlegen kann, trägt die Last der Erklärung. Wer eine schlichte Jahresaufstellung hat, beendet dieselbe Diskussion in einem Termin.

Besonders heikel sind zwei Konstellationen. Die erste: Geschwister, die nicht bevollmächtigt sind und sich übergangen fühlen — dort entsteht der Streit fast immer nach dem Tod. Die zweite: ein Gemeinschaftskonto, bei dem sich kaum noch trennen lässt, wessen Geld ausgegeben wurde; die Besonderheiten dieser Kontoform erklärt Gemeinschaftskonto, die laufenden Geldgeschäfte mit Vollmacht Bankvollmacht.

Was dürfen Sie als Bevollmächtigter verlangen?

Sie dürfen Ersatz Ihrer Aufwendungen verlangen. Das Gesetz stellt die Pflicht zur Rechenschaft und das Recht auf Aufwendungsersatz nebeneinander: Macht der Beauftragte zum Zwecke der Ausführung Aufwendungen, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf, ist der Auftraggeber zum Ersatz verpflichtet.

Darunter fallen die Dinge, die beim Kümmern tatsächlich Geld kosten: Fahrten zum Heim und zu Behörden, Porto, Kopien, Gebühren, ein beglaubigter Auszug. Keine Aufwendung ist Ihre Zeit — eine Vergütung für die eigene Arbeit entsteht aus dieser Vorschrift nicht. Wer Zeit ersetzt haben will, braucht eine Abrede darüber.

Und genau hier zahlt sich das Aufschreiben doppelt aus. Dieselbe Aufstellung, die Ihre Rechenschaft trägt, trägt auch Ihren Ersatzanspruch — mit Datum, Anlass und Betrag. Ohne sie steht am Ende die eigene Auslage genauso ungesichert da wie alles andere.

Wie führen Sie das ohne großen Aufwand?

Mit einer Tabelle und zehn Minuten im Monat. Mehr braucht es nicht, und der Unterschied zwischen zehn Minuten im Monat und einer Rekonstruktion aus dem Gedächtnis nach vier Jahren ist der eigentliche Grund, diesen Abschnitt zu lesen. Legen Sie eine Datei oder ein Heft an, in dem jede Bewegung mit Datum, Betrag, Zweck und Empfänger steht.

Trennen Sie dabei die Kassen. Ein eigenes Konto für die verwalteten Mittel, ein eigener Umschlag für Barbeträge, keine Vermischung mit dem eigenen Geld — das ist die wirksamste einzelne Maßnahme überhaupt. Was getrennt geführt ist, lässt sich erklären; was vermischt ist, muss auseinandergerechnet werden.

Halten Sie größere Entscheidungen zusätzlich schriftlich fest, mit einem Satz zur Begründung: warum das Auto verkauft wurde, warum das Bad umgebaut wurde, wer wann zugestimmt hat. Solche Notizen sind später mehr wert als jeder Kontoauszug, weil sie die Frage beantworten, die Kontoauszüge nie beantworten — warum.

Einmal im Jahr dasselbe Blatt

Ziehen Sie jeden Januar eine Jahresaufstellung: Bestand am 1. Januar, Einnahmen, Ausgaben, Bestand am 31. Dezember, Belege dazu in einem Ordner. Wenn Sie das drei Jahre lang gemacht haben, ist jede künftige Nachfrage — vom Geschwisterkind, vom Gericht, von der Erbengemeinschaft — mit einem Griff erledigt.

Wo die Vollmacht selbst liegen sollte und wie sie im Notfall gefunden wird, ist eine Frage für sich; das Registerverfahren beschreibt Zentrales Vorsorgeregister. Welche Pflichten dagegen einen gerichtlich bestellten Betreuer treffen — ein anderes Amt mit anderen Regeln —, steht in Als Betreuer bestellt.

Häufige Fragen

Reicht ein Ordner mit Kontoauszügen?

Als Belegsammlung ja, als Rechenschaft nicht. Verlangt wird eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben, zu der die Belege gehören. Wie das aussieht, zeigt der Abschnitt zur Form.

Muss ich von selbst berichten oder erst, wenn jemand fragt?

Beides, je nachdem. Erforderliche Nachrichten schulden Sie von selbst, Auskunft über den Stand erst auf Verlangen und die abschließende Rechenschaft nach der Ausführung. Der Abschnitt zu den drei Pflichten trennt das.

Wem schulde ich die Rechenschaft, wenn die Vollmachtgeberin nichts mehr sagen kann?

Ihr selbst. Die Vollmacht und das zugrunde liegende Verhältnis enden im Zweifel nicht dadurch, dass die vollmachtgebende Person geschäftsunfähig wird. Wenn sie ihre Rechte nicht mehr ausüben kann, kann das Betreuungsgericht eine Kontrolle einrichten.

Darf ich Geld für meine Fahrten und Auslagen nehmen?

Aufwendungen, die Sie den Umständen nach für erforderlich halten durften, sind zu ersetzen. Eine Vergütung für Ihre Zeit ist das nicht. Der Abschnitt zu Ihren eigenen Rechten geht darauf ein.

Was passiert, wenn ich nichts aufgeschrieben habe?

Dann müssen Sie die Verwaltung später rekonstruieren, oft Jahre nach den Vorgängen und gegenüber Menschen, die nicht dabei waren. Das ist der eigentliche Grund, von Anfang an mitzuschreiben; der letzte Abschnitt nennt einen kurzen Weg dafür.

Quellen

Diese Seite zitieren: ·